Facilitaire Dienst

De smeerolie van het ziekenhuis

Alle afdelingen van de Facilitaire dienst hebben zich in dit jaar met name gericht op de voorbereiding en ingebruikname van de Hotfloor. Onder het kopje hotfloor is daar een algemeen verslag van te lezen. Vervolgens zal per afdeling een verslag gedaan worden over 2024.

Hotfloor

De voorbereidingen op de ingebruikname van de hotfloor heeft het gehele jaar onze agenda bepaalt. De coördinatie van deze werkzaamheden lag bij de projectgroep FD &ICT, die 2 wekelijks bij elkaar is gekomen. ICT en Vastgoed zijn bij deze Projectgroep altijd aangesloten geweest onder voorzitterschap van Facilitair.

Aansturing en grote betrokkenheid vanuit de Projectleider FD en de afdelingshoofden FD zorgde voor een afronding van de werksessies en werkgroepen vanuit het Zorgtransitieproces. Samen met collega’s van andere disciplines is gewerkt aan vernieuwde processen en de consequenties en wijzigingen hiervan zijn in beeld gebracht. Belangrijke onderwerpen waren o.a. :

Looproutes en liftgebruik
Vraag gestuurde afvalstromen en scheiden van plastic
Bevoorrading magazijnen

De Risico Inventarisaties van diverse projecten zijn steeds een vast onderdeel geweest binnen de diverse projecten. Daarnaast zorgde men voor vastlegging in ons documentenbeheer (Zenya) documenten waarbij alle wijzigingen zijn vastgelegd en succesvol afgerond.

Na het Zorgtransitietraject kwam er een projectmatig vervolg vanuit het project Inhuizing & Inventaris (I&I). Dit project besloeg de inrichting en inhuizing van de Hotfloor. Specifieke project/werkgroepen voor FD waren :

Aanschaf meubilair en (medische) inventaris
Aanschaf bewegwijzering& folies
Inrichting binnentuin
Inrichting magazijnen
Organisatie en Inrichting Bewakingsloge
Beveiliging en toegang Hotfloor/ruimten
Het aanpassen van contracten en applicaties
Verhuizingen

Natuurlijk waren er vele wijzigingen in de afdelingsprocessen van de diverse FD afdelingen, een nieuwe locatie en veelal ook anders georganiseerd zorgde ervoor dat processen binnen de afdeling bijgesteld of aangepast moesten worden om klaar te zijn voor een juiste serviceverlening aan de nieuwe afdelingen op de Hotfloor. Grote druk werd ervaren binnen de verschillende afdelingen omdat alles naast de reguliere werkzaamheden, die ook gewoon goed moesten doorlopen, moest plaats vinden.

In het laatste kwartaal van 2024 is gestart met de daadwerkelijke verhuizingen. Het niet op tijd klaar zijn van de bouw van de Hotfloor zorgde voor de nodige vertraging en er moest veel afgestemd worden met de collega’s, de leveranciers en Medexs. Onze schoonmaakpartner Vebego Zorg heeft hierin ook heel veel extra werk verricht. Bouwproces en inrichten door elkaar heen laten lopen is werkelijk een uitdagende opdracht geweest.

Mede door de enorme flexibiliteit en inzet van alle medewerkers is het toch gelukt om zaken op tijd klaar te krijgen. De verhuizende afdelingen OK, Radiologie, SEH, EEH en Huisartsenpost zijn naar hun nieuwe afdeling verhuisd en de AOA heeft nieuwe patiëntenkamers in gebruik genomen.

De keuken en het restaurant speelden steeds weer een belangrijke rol in het voorzien van collega’s van eten en drinken tijdens o.a. de georganiseerde “Belevingstour in de Hotfloor”, waar alle collega’s kennis konden maken met het nieuwe gebouw en de inrichting ervan. Maar ook rondom de verhuisdagen, de feestelijke openingen van de verhuisde afdelingen, etc. zorgde de keuken altijd weer op feestelijke wijze voor de innerlijke mens.

Natuurlijk is er nazorg bij ingebruikname van de nieuwe afdelingen, dit heeft zijn aandacht.

FD heeft ook gezorgd dat de ruimten van de vertrekkende afdelingen van overgebleven meubilair zijn ontruimd en schoon zijn achtergelaten. Goed bruikbare en representatieve inventaris wordt ingezet in de bestaande bouw. Overige inventaris is weggegeven aan collega’s of goede doelen organisaties.

Agressie & diefstal 2024

Het aantal agressie-incidenten is al jaren hoog te noemen, zeker voor een relatief klein algemeen ziekenhuis. Uiteraard leidt een verhoging van het aantal incidenten tot een verhoging van de cijfers, maar ook de meldingsbereidheid bij medewerkers dient aanwezig te zijn. Meldingsbereidheid is gekoppeld aan de awareness onder medewerkers, weten medewerkers wat te melden en wordt men hiertoe aangezet/aangemoedigd. De aandacht rondom het melden van agressie en diefstal is in 2024 minder geweest door de drukte, met de nieuwbouw als uitschieter, op de afdeling beveiliging & BHV. Het aantal gemelde incidenten is dus lager dan de jaren ervoor, dit geldt ook voor de diefstal meldingen. Het aantal overige meldingen is met 82 dan weer hoger, veelal gemeld door het interventieteam en DCS beveiliging. We zien in 2025 de agressiecijfers weer stijgen, eind februari waren er al 35 agressie-incidenten gemeld.

De inzet van ons eigen interventieteam is door de jaren heen min of meer stabiel. Het interventieteam bestaat uit 22 medewerkers van verschillende afdelingen die in teamverband optreden bij agressie-incidenten en getraind zijn in de-escalatie. De inzet van geüniformeerde beveiligers, aanwezig in de avonden/nachten en weekends, is gestegen naar 118, ondanks dat er minder agressie is gemeld. Medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag weten onze teams blijkbaar goed te vinden. Het aantal keren inzet van de politie is min of meer stabiel.

De meeste agressie komt voort uit pogingen om met agressie iets voor elkaar te krijgen, wij noemen dit instrumentele agressie (agressie gebruiken als ‘instrument’ om je gelijk te halen). Een deel komt voort uit ziekte gerelateerd gedrag en een deel komt voort uit pure emotie (wat wij emotionele agressie noemen).

Naast ondersteuning uit de genoemde teams zet het RKZ breder in om agressie (preventief) tegen te gaan. Het gaat dan o.a. om: interne noodnummers en stil alarm voor snelle ondersteuning, de aanwezigheid van steeds meer beveiligingscamera’s en toegangscontrole, het aanbieden van trainingen & workshops ‘omgaan met agressie’ medewerkers, een nauwe samenwerking met de politie, duidelijke communicatie van huisregels in het gebouw, opvang en ondersteuning van collega’s via het COME team en in de lijn.

We zijn in 2024 opgeschrikt door 2 vuurwerk incidenten, nog gevolgd door een 3^e vuurwerk explosie in januari 2025. Onze BHV organisatie, DCS en de politie verdienen een pluim voor hun inzet daarbij! Uiteraard waren er ook leermomenten die we meenemen voor dit soort grote incidenten in de toekomst. De schrik zat er goed in bij veel collega’s. Maar we mogen trots zijn op de betrokken collega’s en we mogen tevens blij zijn met ons moderne CCTV (camera) systeem. De nieuwe beveiligingscamera’s waren voor de opsporing van de daders van grote waarde en we kregen over de kwaliteit hiervan dan ook complimenten van de politie.

Naast de genoemde ernstige incidenten waren er nog 22 incidenten waar onze BHV’ers en ploegleiders BHV in actie kwamen. Meestal ging het hierbij om (loze) brandmeldingen. Het spreekt voor zich dat we onze BHV organisatie goed opgeleid en getraind dienen te houden. Hier is in 2024 ook aan gewerkt, maar de werkdruk speelt hierbij een negatieve rol. Er was door de drukte minder mogelijk op dit gebied en die tendens moeten we dit jaar proberen te keren.

Cijfers agressiemeldingen

Duurzaamheid & Milieu

Duurzaamheid is meegenomen in de strategie van het ziekenhuis als een van de belangrijke pijlers waar het ziekenhuis zich op gaat richten. In de hotfloor is duurzaamheid al meegenomen door duurzame technieken te kiezen, zoals een warmte/koude opslag in de bodem (WKO) en warmtepompen. Ook is de hotfloor voorzien van een groen dak. voorbereiding voor de renovatie is begonnen. Ook daar zal duurzaamheid moeten worden meegenomen, Om in 2050 CO₂ neutraal te kunnen zijn moeten we binnen het renovatie project de juiste aandacht hebben voor duurzaamheid. De route die moet worden afgelegd om in 2050 energieneutraal te zijn, wordt vastgelegd in een routekaart.

Duurzaamheid gaat ook steeds meer leven op de werkvloer. Er komen steeds meer medewerkers die hun afdeling willen verduurzamen. De zogenaamde Greenteams. Voor nu zijn er 6 greenteams aanwezig op: OK, Interne, AOA, Radiologie, MKA en IC/BWC. Om Greenteams te helpen met het opstellen van doelen, de realisatie van deze doelen en om het enthousiasme te behouden, is intern een workshop Greenteams gegeven voor alle geïnteresseerden.

Uitwisseling van de ideeën van de Greenteams gebeurd in het kernteam Duurzaamheid, waar ondertussen al 19 mensen uit de zorg deelnemen.

Daarnaast heeft het RKZ heeft ook te maken met veranderende wetgeving op gebied van duurzaamheid. Vanuit Europa is er een rapportageverplichting gekomen op gebied van de duurzaamheid; de CSRD. Voor deze rapportage moeten veel gegevens verzameld worden en daar zijn we dan ook druk mee bezig.

→ meerjarenplan Duurzaamheid

TEAM ETEN & DRINKEN

Vanaf 1 januari 2024 vallen de zorgassistenten – voorheen behorend bij de verpleegafdelingen – als 1 groep onder de facilitaire organisatie en maken deel uit van het hospitality team. De functienaam zorgassistent is gewijzigd naar Medewerker Eten en Drinken. Doelstelling van de wijziging in de organisatie is o.a. een hechtere samenwerking met de centrale keuken, de werkzaamheden zoveel als mogelijk uniform te maken en als belangrijkste om de visie van het Rode Kruis Ziekenhuis op voeding beter uit te dragen (Lekker; Goede Zorg Proef Je).

OPLEIDEN

Er is gestart met de opleiding tot medewerker Eten & Drinken van de Academie Threewise.
Tijdens de opleiding is er uitgebreid aandacht besteed aan o.a. voedingsleer en levensovertuiging, dieetleer, gastvrijheid, ziektebeelden en voeding en uiteraard de visie van het RKZ op eten en drinken. Uiteindelijk hebben alle 10 deelnemende medewerkers hun certificaat (MBO 2) behaald.

GOEDE ZORG PROEF JE

Medio 2024 zijn de eerste vier broodserveerwagen geleverd en in gebruik genomen. Het assortiment op deze wagens is in samenspraak met diëtiek samengesteld, conform de richtlijnen van Goede Zorg Proef Je. De presentatie van de producten en de mogelijkheid om koffie te serveren van versgemalen koffiebonen is een duidelijke verbetering. Uiteraard waren er opstartproblemen en was het voor het team wennen aan de nieuwe werkwijze. Inmiddels zijn alle zeven broodserveerwagens in gebruik en de meeste (opstart)problemen opgelost.

De transitie naar het voedingsconcept Goede Zorg Proef Je, is over het algemeen goed gegaan. De eerste periode kenmerkte zich door behoorlijk wat weerstand van patiënten en medewerkers. Inmiddels is iedereen gewend. Het eerste jaar met het nieuwe concept is een jaar van leren geweest. Er is winst te behalen op de communicatie (de uitleg van het concept), daar worden in 2025 verder stappen op gezet.

Keuken

Na behoorlijk wat onrust in het verleden is in 2024 rust in de formatie van de keuken gekomen. Er staat inmiddels een vertrouwd en ingewerkt team waarmee verder is gewerkt aan de invulling van het concept Goede Zorg Proef Je. Ieder kwartaal is er invulling gegeven aan dit concept op de verschillende eetmomenten van de patiënten. Na iedere cyclus is er goed gekeken naar de bevindingen. De feedback van patiënten, medewerkers alsmede de input vanuit de klankbord groep Goede Zorg Proef Je, zijn benut om het concept te verbeteren. Nu de 4 seizoenen (4 cyclussen) zijn afgerond worden deze in het nieuwe jaar herhaald, uiteraard met verbeteringen op basis van de feedback. Plantaardig koken en de puzzel van (plantaardige) eiwitten is soms lastig. Ook wordt er om meer herkenbare gerechten gevraagd. Naast de 2 dagelijkse menu’s die worden aangeboden is het echter altijd mogelijk voor patiënten hun eigen maaltijd samen te stellen.

Met de hoofdleverancier (Bidfood) is regelmatig contact om de ontwikkeling op plantaardige en/of eiwitrijke ingrediënten goed te kunnen volgen. Dat is soms een uitdaging omdat het assortiment nog niet altijd even constant is.

In navolging van de invulling van het concept voor patiënten is ook het aanbod van het restaurant (voor medewerkers) aangepast. Het huidige aanbod in het restaurant loopt inmiddels al een lange tijd (eigenlijk te lang). Ook deze verandering van aanbod is inmiddels vertrouwd (na behoorlijk wat kritiek in de begin fase). In 2025 wordt er vaker in het aanbod gewisseld (en loopt dan qua cyclus mee met het aanbod voor patiënten).

Medewerkersrestaurant

In 2024 is er in het restaurant een voortvarende start gemaakt met de aanpassing van het aanbod conform de richtlijnen van Goede Zorg Proef Je. In de voorbereiding is daar veel tijd in gaan zitten met bijeenkomsten, presentaties en een complete proeverij van het assortiment. Iedere verandering is lastig. De verandering van het assortiment is voor het grootste gedeelte goed ontvangen. Uiteraard waren er ook kritische noten. Inmiddels zijn we een half jaar verder en is de indruk dat iedereen aan de verandering is gewend.

Voor de medewerkers restaurant was het nieuwe assortiment en de nieuwe werkwijze die daarbij hoort behoorlijk wennen. Inmiddels gaat dat goed en spreken de resultaten voor zich. Het duidelijke en terugkerende assortiment werk rustiger en heeft als bijkomend voordeel dat er minder derving is, zeker omdat de cyclus in het restaurant aansluit op de cyclus van maaltijden voor patiënten. Op die manier kan er efficiënter gewerkt worden.

Het team medewerkers in het restaurant is relatief klein. Door (langdurige) ziekte en/of drukke periodes (bijvoorbeeld in december met relatief veel evenementen / cateringverzoeken) is er behoorlijk veel druk geweest op het team. Ook is het soms lastig gebleken om met de vele kritische opmerkingen over het gewijzigde concept en de invulling van evenementen om te gaan. Daar is aandacht voor. Gelukkig is het concept steeds meer bekend en zijn er ook veel positieve reacties.

Logistiek

2024 is een jaar van veranderingen geweest. Na 5 jaar heeft in de maand april Jordi Weijermars het stokje overgenomen van Gies Buijserd als Hoofd Logistiek en heeft Gies zich gericht op de verhuizing naar de Hotfloor. De werkzaamheden die bij het project Hotfloor kwam kijken waren niet altijd even makkelijk maar door een goede voorbereiding en een goede samenwerking onderling is het allemaal goed verlopen.

Team Transport heeft het volledige jaar de perscontainer op het expeditie plein gehad vanwege de nieuwbouw. Begin 2025 is alles weer teruggezet naar het milieuplein zodat er weer op de gebruikelijke manier gewerkt kan worden. Met de ingebruikname van de OK op de Hotfloor is de OK begonnen met de vraag gestuurde afvalstromen. In de vuile ruimte kunnen ze middels een tablet aangeven wat er opgehaald moet worden. Dit werkt via het systeem IARTA. De OK maakt een melding en transport krijgt direct een opdracht in hun PDA om de spullen op te halen. De wens is om in 2025 dit proces ook te introduceren op de CSA.

In het magazijn zijn we gaan werken met nieuwe hardware, dit heeft ervoor gezorgd dat de processen in en om het magazijn efficiënter ingeregeld zijn. Met de komst van de hotfloor hebben we bij het SEMD een nieuwe methode toegepast om de kasten te vullen, de ABCDE-methode. De afdeling voert niet meer via Insite de bestelling in voor koopartikelen, maar maakt gebruik van een scantool (hardware + app). Deze nieuwe werkwijze bespaart de afdeling tijd. Artikelen uit het centraal magazijn worden door team Magazijn beheer, koopartikelen worden door de afdeling zelf beheerd.

Bij de interne dienst is het redelijk rustig geweest. We zijn in 2024 aan het kijken geweest hoe we de processen kunnen optimaliseren. Vooral de post verwerking neemt veel tijd in beslag terwijl er weinig post meer is. Daarnaast werden we verrast dat PostNL per 1 januari 2025 van de zakelijke post 48 uurs bezorging maakt in plaats van 24 uurs. Dit alles zorgt ervoor dat we in 2025 onze interne post dienstverlening nog eens goed onder de loep gaan nemen.

Tot slot heeft iedereen de keuze gehad om per 1 januari 2025 over te stappen naar de functie van Allround logistiek medewerker. Veel werkzaamheden in de teams hebben overlap met elkaar en het maakt het werk leuker om verschillende dingen te doen. Niet iedereen wilde deze stap zetten, alle nieuwe medewerkers die aangenomen worden zullen wel als Allround logistiek medewerker aangenomen worden.

Medische Instrumentele Zaken (MIZ)

Het jaar 2024 was voor de afdeling Medische Techniek een jaar van significante ontwikkelingen. Naast reparatie en onderhoud aan alle medische apparatuur hebben de technici zich bezig gehouden met de inrichting van met name de medische apparatuur in de ‘hotfloor’. MIZ is gedurende het eerste semester al snel met het nodige voorwerk begonnen met als doel haar bijdrage aan het succesvol kunnen opleveren van de hotfloor aan het eind van het jaar mede gestalte te geven.

MIZ is niet alleen doorgegaan met het onderhoud en de verbetering van medische apparatuur, maar er zijn ook grote stappen gezet in de uitbreiding en modernisering van onze faciliteiten. Het toevoegen van een nieuw operatiecentrum en een state-of-the-art Spoed Eisende Medische Dienst (SEMD) heeft onze capaciteit vergroot en de kwaliteit van zorg die we leveren verder verbeterd.

Het afgelopen jaar stond vooral in het teken van een goed samenwerken met de afdelingen en geledingen waar MIZ in participeert. Belangrijk hierbij betrof het twee wekelijks overleg met de benodigde stakeholders om tot afspraken alsmede tot een goede planning te komen. Deze vorm van overleg heeft actief plaatsgevonden. Daarnaast zijn collega’s ook bezig geweest in werkgroepen om met de gebruikers te komen tot een nieuw proces met een vernieuwde workflow en daarmee tot een nieuwe inrichting voor het patiëntbewakingssysteem.

Al reeds in de realisatiefase nadat het operatiecentrum was vrijgegeven voor de uiteindelijke inrichting, zijn de technici actief betrokken geweest met de inrichting van deze OK’s. De huidige apparatuur is hiervoor compatible gemaakt. Na de onder druk tot stand gekomen oplevering is – gezien de gestelde deadline – de apparatuur vrijgegeven voor gebruik en is het operatiecentrum in gebruik genomen. Ook zijn de afdelingen CCU en SEH volledig ingericht waarbij veel voorwerk tot in detail is uitgewerkt, hetgeen structuur gaf gedurende de verhuizing naar de nieuwbouw. Hiermee is de oude SEH door een nieuw proces en workflow verbouwd naar een nieuw volledig ingerichte SEMD.

Daarnaast lopen er binnen de oudbouw diverse projecten, waaronder de selectie van een nieuw longfunctiesysteem voor de Longfunctieafdeling. De selectie is tot stand gekomen door een zorgvuldig proces, waarbij gebruik is gemaakt van een Pakket van Eisen (PvE), bezoeken aan andere ziekenhuizen en een proefplaatsing. Deze aanpak zorgde voor een goed geïnformeerde en weloverwogen keuze. Voor de KNF-afdeling is, op basis van dezelfde aanpak gekozen voor een nieuw EEG- en EMG-systeem. De realisatie van beide systemen staat gepland voor 2025. Het project rondom de scopen, dat gestart is in 2023, is in 2024 afgerond; de scopen zijn geïnventariseerd en succesvol ingezet.

De registratie van externen welke bij MIZ onderhoud verrichten aan de medische apparatuur heeft continu aandacht. Deze registratie is meegenomen en als onderdeel getoetst in de DEKRA-audit welke in december 2024 is afgenomen. Een ander belangrijk aandachtspunt bij MIZ betreft het Convenant Medische Technologie. De borging van bevoegd- en bekwaamheden van externen die onderhoud plegen aan de medische apparatuur is inmiddels een integraal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden.

MIZ heeft het jaar 2024 uiteindelijk succesvol afgesloten we kijken met trots terug op de resultaten van dit jaar en kijken uit naar de verdere groei in 2025.

SCHOONMAAK

De samenwerking tussen het Rode Kruis Ziekenhuis en Vebego Zorgservice (v/h HAGO) is in 2024 voortgezet. Om goed inzicht te hebben in de resultaten door middel van een prestatiemonitor met gestelde KPI’s gemeten. De KPI’s zijn geformuleerd om de volgende prestaties te meten: technische kwaliteit, belevingskwaliteit, medewerkers, efficiency en duurzaamheid. Op alle punten zijn mooie resultaten behaald. Bij de belangrijke pijlers technische kwaliteit en belevingskwaliteit wordt aan de norm voldaan. Op het punt van medewerkers is er ruimte voor verbetering, met name als het gaat om instructies, training en coaching.

Tijdens het nieuwbouwproject met in het bijzonder tijdens de laatste (oplever)fase is er een intensieve samenwerking geweest vanuit Vebego Zorgservice met zowel Medexs als het Rode Kruis Ziekenhuis. Dat is een intensieve en soms lastige periode geweest. Inmiddels kijken we terug op een mooi eindresultaat.

In 2024 is er veel gewerkt met desinfectie-apparaat Sam van Loop Robots. Het is een snellere, veiligere en geautomatiseerde manier om te desinfecteren. Het helpt goed om virussen en bacteriën te bestrijden maar ook om eventuele uitbraken snel onder controle te krijgen. De ervaringen die zijn opgedaan tijdens de pilotperiode zijn zeer goed. De pilotperiode loopt in 2025 af.